Définition des services

FIDUCIMO syndic s’engage à remplir sa mission en respectant les textes légaux et/ou réglementaires, ainsi que les recommandations de la Commission relative à la copropriété au fur et à mesure de leur publication.

Contrat de Syndic FIDUCIMO

Les conditions d’administration de la copropriété sont strictement définies par le contrat de syndic et les dispositions légales.

Le contrat de syndic est notifié aux copropriétaires dans les conditions prévues à l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

Ce contrat a pour objectif de définir les tâches que le syndic doit obligatoirement remplir dans le cadre de la gestion courante. Il est un contrat adapté à chaque copropriété.

FIDUCIMO syndic indique le coût précis de chaque prestation ou fourniture et, en cas de révision, fournit les valeurs des indices de calcul.
Toute prestation supplémentaire prévue au contrat sera soumise, pour avis, au conseil syndical par le syndic et la rémunération qui en découle fera l’objet d’une information écrite à l’assemblée générale.

FIDUCIMO syndic s’interdit formellement de demander ou de recevoir directement ou indirectement toute rémunération à l’occasion des opérations dont il est chargé, autres que celles dont les conditions sont fixées par son contrat de syndic, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées.

Caractéristiques de la mission du syndic FIDUCIMO

La mission de syndic, qui est définie dans les documents d’information destinés aux copropriétaires, est la suivante :

- Accueil et information des membres du syndicat ;
- Gestion administrative ;
- Gestion juridique (notamment préparation et tenue des assemblées générales) ;
- Gestion contentieuse ;
- Gestion financière ;
- Gestion technique ;
- Relations avec le conseil syndical.

Relations avec les copropriétaires
FIDUCIMO syndic délivre, au nouveau copropriétaire, une information aussi complète que possible sur la copropriété et son fonctionnement. Il fournit, d’ une manière précise au copropriétaire qui le demande, toute information relevant de l’ administration générale de la copropriété, ainsi que toute explication concernant son compte, et ce, dans un délai de trois semaines, sauf cas d’ urgence. Il rappelle l’existence de la Commission de concertation de la copropriété et des instances de médiation existantes auxquelles le copropriétaire peut s’adresser en cas de litige ou de besoin.

Gestion administrative

Gestion des charges
FIDUCIMO syndic joint à la convocation à l’assemblée générale un état comparatif par nature de charges en vue de l’observation de leur évolution , et ce conformément aux règles et plan comptables des copropriétés.

Assurance
Il souscrit les polices d’assurance et les renégocie à leur échéance avec, en tant que de besoin, appel à la concurrence sur la base d’un cahier des charges précis.

Gestion juridique

Mutation des lots
FIDUCIMO syndic :
- Informe le notaire (art.5 et 6 du décret) en communiquant toute indication sur :

- Le compte du copropriétaire vendeur indiquant les créances liquides et exigibles en fonction des décisions de l’assemblée générale ;

- Avance de trésorerie permanente ou provisions spéciales pour travaux ;

- Le procès verbal de l’assemblée générale avec l’état des dépenses notifié lors de la dernière approbation des comptes et le dernier budget prévisionnel voté par
- l’assemblée générale ;

- Les procédures en cours à l’exception des recouvrements de créances, engagées par la copropriété.

- Fait opposition par voie d’huissier et met en œuvre le privilège du syndicat.

Règlement de copropriété
FIDUCIMO syndic fait procéder à la publicité, au fichier immobilier, de toute modification du règlement de copropriété consécutive à une décision d’assemblée générale ou à une décision judiciaire.

Liste des copropriétaires
FIDUCIMO syndic se procure les éléments essentiels concernant l’état civil des copropriétaires - avec le cas échéant l’indication du régime matrimonial - et tient cette liste à jour.

Assemblée Générale
Convocation

FIDUCIMO syndic rappelle à l’occasion de la convocation :

- Qu’il n’est pas habilité à représenter les copropriétaires ;
- Que les copropriétaires qui quittent la séance – s’ils ne signalent pas leur départ – seront considérés comme ayant voté en faveur de toutes les résolutions présentées après leur départ.

Il respecte les recommandations de la commission nationale de la copropriété en matière de convocation d’assemblée générale.
Il tient, dans le cadre de la gestion courante, une assemblée générale annuelle et la réunion du conseil syndical la précédant.
Les convocations sont accompagnées de la diffusion des documents comptables nécessaires à l’approbation des comptes et au vote du budget prévisionnel et des conditions essentielles des contrats, devis et marchés.

Ordre du jour

FIDUCIMO syndic indique dans l’ordre du jour de l’assemblée générale la règle de majorité requise pour chaque résolution avec la référence de l’article applicable.

Si des travaux sont soumis au vote, le syndic notifie les conditions essentielles du marché et adresse le descriptif ainsi que le résultat de l’appel d’offre (ou la synthèse). Il indique la clé de répartition et la quote part prévisionnelle de chaque lot, à titre indicatif, et prévoit d’effectuer un vote sur les modalités et le calendrier des appels de fonds.


Procès verbal
Le secrétaire de séance (en principe le syndic) rédige le procès verbal de l’assemblée générale et le soumet à la signature du président et des membres du bureau.

Pour chaque résolution le secrétaire de séance indique le résultat du vote et le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes, leur nombre de voix et le nombre de voix des copropriétaires absents. Ces indications sont portées au procès verbal.

Le procès verbal est notifié aux absents et opposants et adressé par courrier simple aux présents et représentés.

Gestion contentieuse

FIDUCIMO syndic engage, à son initiative :
- Toute action à titre conservatoire par voie de référé de simple requête ou de commandement :
- Le plus rapidement possible, toute procédure de recouvrement des charges à l’ encontre des copropriétaires débiteurs.

Il propose à l’assemblée générale :
- Toute action de nature à préserver les droits du syndicat de copropriété, notamment en matière de garantie biennale et décennale ;
- Le choix de l’avocat chargé de la défense des intérêts de la copropriété.


Gestion Financière
Compte de trésorerie
- Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés au compte courant bancaire ou postal ouvert au nom de FIDUCIMO syndic - dit « compte unique » - les éventuels produits financiers versés au titulaire du compte ne reviennent pas au syndicat à l’exception des fonds autres que ceux de trésorerie courante.
Ces derniers seront déposés sur un compte spécial, leur placement faisant l’ objet d’ une décision de l’ assemblée générale, aux frais et risques du syndicat, conformément à l’ article 35 du décret du 17 mars 1967.

- Si les fonds du syndicat de copropriété sont versés sur un compte ouvert au nom du syndicat - dit «compte séparé» - les éventuels produits financiers et charges seront affectés au syndicat de copropriété selon les modalités qui seront fixées par l’assemblée générale.

Contrôles
FIDUCIMO syndic facilite la tâche du conseil syndical dans l’exercice des contrôles nécessaires à sa mission, et en particulier met à disposition toutes les pièces justificatives des dépenses réparties et, en règle générale, tout document permettant également le contrôle de la situation financière et comptable de la copropriété.
En cas de compte séparé, il facilite la vérification par le conseil syndical de la bonne exécution de la décision d’assemblée générale, notamment en ce qui concerne :

- La domiciliation bancaire de l’établissement retenu ;
- La réalité de l’appartenance du compte au syndicat de copropriété ;
- L’attestation de non fusion de comptes de copropriété ;
- L’unicité du compte séparé ;
- La facturation éventuelle des services bancaires ;
- La déclaration d’ouverture du compte séparé par le syndic auprès de l’organisme de caution dont il relève.
Dans tous les cas, il s’engage, lors de paiements groupés, à fournir le relevé détaillé permettant au conseil syndical de vérifier la réalité et le montant du règlement.

Délais de règlement
FIDUCIMO syndic règle les fournisseurs dans les conditions prévues aux marchés ou contrats, ou à défaut à 30 jours fin de mois, sauf en cas de litige avec un prestataire défaillant ou/et en cas de trésorerie insuffisante.

Recouvrement des charges
En cas de recouvrement de créances, FIDUCIMO syndic demandera, dans la mesure du possible, au juge le recouvrement tant du principal que des frais taxables exposés par le syndicat à cet effet et, le cas échéant, des clauses pénales prévues par le règlement.

De même, il aura recours le plus souvent possible à l’injonction de payer.

Gestion technique

Gestion des équipements
FIDUCIMO syndic souscrit les contrats d’entretien concernant les équipements communs, contrôle leur exécution et les renégocie périodiquement et au moins tous les 5 ans sauf demande, entre temps, du conseil syndical avec, le cas échéant, appel à la concurrence.

Il contrôle l’évolution des prix des contrats et l’application des clauses d’indexation.

Il visite les parties communes selon la fréquence prévue au contrat de syndic.

Suivi des travaux courants
FIDUCIMO syndic contrôle l’exécution des travaux d’entretien courant en qualité de mandataire du maître d’ouvrage. Il veille à l’exécution des réparations d’entretien courant ou présentant un caractère d’urgence nécessaire à la sauvegarde de l’immeuble.

Travaux soumis au vote de l’assemblée générale
Devoir de conseil
FIDUCIMO syndic :
- Informe le conseil syndical et l’assemblée générale sur les travaux qu’il est nécessaire d’entreprendre et de prévoir pour la conservation et l’entretien de
l’immeuble, et éventuellement sur les améliorations ;

- Propose à l’assemblée générale si la nature, l’importance et/ou la complexité des travaux l’exigent, l’assistance d’un maître d’œuvre et/ou d’un bureau de contrôle ;

- Consulte plusieurs entreprises, y compris celles proposées par le conseil syndical, et sélectionne les fournitures et prestations pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix en vérifiant la qualification et le sérieux des entreprises retenues ;

- Etudie les propositions émises par le conseil syndical.

Relations avec le Conseil Syndical

FIDUCIMO syndic, avec le conseil syndical :
- Elabore le budget prévisionnel ;
- Prépare l’ordre du jour et fixe les date, heure et lieu de l’assemblée générale ;
- Met à disposition tous éléments d’information et documents nécessaires à l’accomplissement de la mission du conseil syndical ;
- Etudie les devis et marchés de travaux à proposer à l’assemblée générale.

Il :
- Invite le conseil syndical à assister à la réception des travaux importants ;
- Répond à toute demande de réunion du conseil syndical.